O que enviar para o contador todo mês?

Uma das maiores dificuldades no relacionamento entre empresário e contador é a entrega de documentos. Quando os documentos chegam fora do prazo, incompletos ou misturados, a contabilidade fica desatualizada, os impostos podem ser apurados incorretamente e o empresário corre risco de multas por atraso.

Este artigo apresenta a lista completa do que o empresário deve enviar ao contador em Dourados todo mês, organizada por tipo de documento.

Documentos de faturamento (receitas)

• Notas fiscais de serviços emitidas (NFS-e) — pode ser o relatório do sistema da prefeitura
• Notas fiscais de produtos emitidas (NF-e), se for comércio ou indústria
• Cupons fiscais ou SAT, se houver ponto de venda
• Recibos de recebimento por transferência ou PIX de clientes, se não houver nota
• Contratos de prestação de serviços com valores e prazos (ao iniciar novos contratos)

Documentos de despesas e compras

• Notas fiscais de compras de mercadorias ou insumos
• Notas fiscais de serviços tomados (fornecedores, terceirizados)
• Comprovantes de despesas operacionais: aluguel, energia, internet, telefone
• Recibos de honorários pagos a profissionais autônomos
• Faturas de cartão de crédito empresarial
• Comprovantes de compras com cartão de débito empresarial

Extrato bancário

• Extrato completo da conta corrente empresarial (todos os meses)
• Extrato de conta poupança ou aplicações financeiras da empresa, se houver
• Comprovantes de transferências relevantes que não constem no extrato com descrição

O extrato bancário é fundamental para conciliação e para que o contador identifique movimentações que não foram documentadas com nota fiscal. Escritórios que adotam a contabilidade digital simplificam esse processo com envio de documentos pelo aplicativo ou portal do escritório.

Documentos de folha de pagamento (se houver funcionários)

• Ponto dos funcionários (folha de ponto ou relatório do sistema)
• Informações sobre horas extras, faltas, atestados médicos
• Avisos de admissão ou demissão ocorridos no mês
• Comprovantes de benefícios pagos: vale-refeição, vale-transporte, plano de saúde
• Documentos de novos funcionários contratados (para admissão)

Guias e comprovantes de pagamento

• Comprovantes de pagamento das guias de impostos do mês anterior (DAS, ISS, IRPJ, etc.)
• Comprovante de recolhimento de FGTS (GEFIP/eSocial)
• Comprovante de recolhimento de INSS (GPS ou via eSocial)
• Comprovante de pagamento de pró-labore dos sócios

Documentos específicos por tipo de empresa

Prestadores de serviços

• Relatório de notas fiscais emitidas no sistema da prefeitura
• Contratos encerrados ou aditivos assinados no mês

Comércio

• Notas de entrada (compras de estoque)
• Inventário ou movimentação de estoque, se solicitado pelo contador
• Relatórios de venda por período

Profissionais da saúde com CNPJ

• Relatório de repasses de convênios e planos recebidos
• Notas fiscais de materiais e insumos do consultório

Qual o prazo para enviar os documentos?

O ideal é enviar os documentos do mês anterior até o dia 5 do mês seguinte. Quanto mais cedo o contador recebe a documentação, mais tempo tem para apurar os impostos corretamente e garantir o pagamento dentro do prazo — evitando multas por atraso.

Como enviar os documentos ao contador?

Escritórios modernos utilizam portais digitais ou aplicativos para recebimento de documentos. Você pode fotografar ou escanear as notas fiscais e enviar por WhatsApp, e-mail ou pelo sistema do escritório. Papéis físicos podem ser digitalizados e descartados após confirmação do contador.

O que acontece quando o empresário não envia os documentos?

• A contabilidade fica desatualizada e os balanços ficam incorretos
• Os impostos podem ser apurados a maior ou a menor
• Declarações acessórias podem ser entregues com informações erradas
• Riscos de autuação fiscal por divergência entre o declarado e os dados da Receita
• O contador não consegue fazer planejamento tributário sem dados reais