A nota fiscal é o documento que formaliza a prestação de serviços ou a venda de mercadorias. Erros na emissão — mesmo que não intencionais — podem gerar autuações municipais, problemas com clientes e inconsistências que aparecem anos depois em uma fiscalização. Um contador em Dourados orienta sobre o processo correto desde o início.

Veja os erros mais comuns que empresas cometem com notas fiscais e como evitá-los.

1. Não emitir nota fiscal para todos os serviços prestados

Muitas empresas emitem nota apenas quando o cliente pede. Isso é um erro grave. A nota fiscal de serviços (NFS-e) deve ser emitida para cada prestação de serviço realizada, independentemente de o cliente solicitá-la. A omissão caracteriza sonegação fiscal e pode resultar em multa e autuação pelo município.

2. Descrição de serviço genérica ou incorreta

Usar descrições vagas como "serviços prestados" ou "consultoria" sem detalhar o que foi feito pode gerar problemas. A prefeitura pode questionar o código de serviço (item da lista de serviços da LC 116/2003) utilizado. Uma descrição incorreta também pode fazer com que a empresa pague ISS com alíquota diferente da correta.

3. CNAE ou código de serviço errado

O código de serviço da nota fiscal precisa corresponder ao que a empresa efetivamente faz e ao CNAE registrado no CNPJ. Divergências entre o CNAE do cadastro e os serviços faturados podem ser interpretadas como irregularidade tributária.

4. Emitir nota no município errado

O ISS é um imposto municipal. A regra geral é que ele deve ser recolhido no município onde o serviço foi prestado. Empresas que prestam serviços em Dourados mas emitem notas pelo sistema de outro município podem estar recolhendo ISS para o lugar errado — o que gera débito no município correto.

A regra do ISS tem exceções: para serviços como construção civil, o imposto é recolhido onde a obra é executada. Para serviços gerais, o padrão é o domicílio do prestador, salvo casos específicos da lei.

5. Cancelar nota fiscal depois do prazo

Cada prefeitura define um prazo para cancelamento de NFS-e após a emissão. Em Dourados, como na maioria dos municípios, o cancelamento após o prazo não é permitido pelo sistema. Nesses casos, é necessário emitir uma nota de crédito ou carta de anulação, seguindo o procedimento do contador.

6. Não registrar as notas recebidas na contabilidade

Notas fiscais recebidas de fornecedores (compras de insumos, serviços contratados) devem ser registradas na escrituração contábil. Empresas que ignoram esse controle perdem deduções legais e ficam com a escrituração inconsistente na hora de uma auditoria.

7. Emitir nota com dados incorretos do tomador

CNPJ ou CPF errado do tomador, razão social incorreta ou endereço desatualizado tornam a nota inválida para fins fiscais e podem impedir que o cliente use o documento para deduções próprias. Verifique os dados antes de emitir.

8. Não guardar as notas fiscais pelo prazo legal

Notas fiscais devem ser guardadas por pelo menos 5 anos, que é o prazo de prescrição tributária. Empresas que não mantêm arquivo organizado (físico ou digital) ficam vulneráveis em caso de fiscalização retroativa.

9. Não conciliar as notas emitidas com o faturamento declarado

O total de notas fiscais emitidas deve corresponder ao faturamento declarado para apuração de impostos. Diferenças entre o que foi emitido e o que foi declarado é um dos principais indicadores de inconsistência que a Receita Federal e os municípios usam para selecionar empresas para fiscalização. Um bom planejamento tributário ajuda a manter tudo conciliado e dentro da legalidade.

10. Deixar notas acumuladas sem enviar ao contador

Quando o empresário passa meses sem enviar as notas para o contador, a escrituração fica desatualizada e os impostos podem ser apurados de forma incorreta. Estabeleça uma rotina mensal de envio de documentos.

Como organizar o processo de emissão de notas fiscais

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